Informacje na temat możliwości anulowania pokoju znajdziemy najczęściej na stronie internetowej hotelu – np. przy dokonywaniu rezerwacji, przy zakładce "formy płatności". Warunki odwołania rezerwacji zależą od polityki hotelu i typu pokoju.
Przykładowo w Hotelu Moran w Ostrowie (woj. wielkopolskie) w ciągu trzech dni od dokonania rezerwacji pokoju należy wpłacić 40 proc. zaliczki. W razie rezygnacji cały zadatek przepadnie.
Inaczej jest w Holiday Inn w podwarszawskim Józefowie. Tam rezerwację pokoju standardowego ze śniadaniem w cenie można odwołać nawet w dniu, gdy przyjeżdżamy, i to aż do godz. 16 bez ponoszenia kosztów z tego tytułu.
Z kolei Venetian House wynajmujący apartamenty w Krakowie dopuszcza wyjątki od reguł anulowania rezerwacji, niezależnie od czasu jej dokonania, np. w związku z poważną chorobą klienta. Jako dowód potrzebne będzie jednak przesłanie zaświadczenia lekarskiego.
W zagranicznych hotelach często spotykanymi terminami na anulowanie rezerwacji są godziny 16 lub 18 w dniu przyjazdu. Standardowa kara za spóźnione odwołanie rezerwacji to kwota ok. 50 dol. lub wysokość jednodniowej opłaty za pokój. Kwota ściągana jest automatycznie, bo w wielu hotelach warunkiem rezerwacji jest podanie numeru karty kredytowej.
Dużo trudniejsze jest uniknięcie kary w przypadku hoteli w egzotycznych krajach. Przykładowo w dwóch wybranych (na wyspach Koh Samui i Koh Phangan w Tajlandii) hotelach należących do sieci Hotel Thailand za rezygnację z pokoju na więcej niż 15 dni przed przyjazdem pobrane zostanie 10 proc. należytej wpłaty. Jeśli anulujemy nasz pobyt w okresie 15 – 7 dni przed przybyciem, oprócz wspomnianych 10 proc. zapłacimy dodatkowo kwotę wynajmu pokoju na jedną noc. A przy krótszym terminie rezygnacji musimy zapłacić jeszcze dodatkowo za kolejny nocleg. Większość hoteli oferuje możliwość internetowego anulowania pokoju za pomocą specjalnych formularzy.
Należy też ostrożnie korzystać z promocji czy portali internetowych, które zamieszczają oferty hotelowe w niskich, okazyjnych cenach. Zazwyczaj w takich przypadkach odwołanie rezerwacji jest już niemożliwe po jej dokonaniu.
